智能财务的基本框架与建设思路研究(一)

一、引言

Gartner(高德纳)每年都会发布下一年的十大战略科技发展趋势,这些战略科技有两个标准:第一,必须是一些颠覆性的科技,会对所有行业、所有企业及人类生活产生深远影响;第二,这些技术可能现在还没有完全成熟。2019年十大战略科技涉及智能、数字化和格网三个主题,2020年十大战略科技涉及以人为中心和智能空间两个主题。可见,智能化技术将会对所有行业和所有企业带来深远影响,财务领域也不例外。在“大智移云物区”等新技术风起云涌的数字经济时代,数据成为新型生产要素(中共中央和国务院2020),“上云用数赋智”成为主导经济发展的新动能(国家发展改革委和中央网信办,2020)。在此背景下,智能财务成为学术界和实务界共同面临的新鲜事物,其理论探讨与实践探索成为近两年热点,引发广泛社会关注。

在理论研究领域,我国会计信息化40年发展经历了会计电算化、会计信息化(狭义)和会计智能化三个阶段。智能化和标准化成为财务共享服务中心转型的方向,共享4.0即为智能服务中心,旨在快速积累企业经营大数据,实现数据赋能、决策支持和智能服务。

二、智能财务的定义与特点
(一)智能财务的定义
作者认为,智能财务是指,将以人工智能为代表的“大智移云物区”等新技术运用于财务工作,对传统财务工作进行模拟、延伸和拓展,以改善会计信息质量、提高会计工作效率、降低会计工作成本、提升会计合规能力和价值创造能力,促进企业财务在管理控制和决策支持方面的作用发挥,通过财务的数字化转型推动企业的数字化转型进程。下文将从三个方面阐释智能财务的内涵:
第一,以人工智能为代表的“大智移云物区”等新技术(以下简称“新技术”或“大智移云物区”等新技术),主要包括大数据、人工智能、移动互联网、云计算、物联网和区块链等。其中,大数据是以容量大、类型多、存取速度快、应用价值高为主要特征的数据集合,正快速发展为对数量巨大、来源分散、格式多样的数据进行采集、存储和关联分析,从中发现新知识、创造新价值、提升新能力的新一代信息技术和服务业态(国务院,2015)。大数据技术首要的是提供存储和计算能力,其次是洞察数据中隐含的意义,前者依赖于硬件设备的升级,后者依赖于数据挖掘算法的不断优化创新。人工智能(Artificial Intelligence,AI),是研究、开发用于模拟、延伸和拓展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学,其主要发展方向为感知智能、运算智能和认知智能。其中,感知智能模拟了人类视觉、听觉、触觉等感知能力;运算智能模拟了人类大脑的快速计算和记忆存储能力;认知智能模拟了人类大脑的概念理解和逻辑推理能力,有助于进一步形成概念、意识和观念。移动互联网,是移动通信和互联网的结合,同时拥有移动互联网的随时、随地和随身等便利特性,以及互联网的分享、开放和互动等社交特性。云计算是一种基于互联网的计算方式,可以将共享的软硬件资源和信息按需提供给计算机和其他设备,广义上的云计算包括后台硬件的云集群、软件的云服务、人员的云共享等不同形态。物联网是指,通过二维码识读设备、射频识别装置、红外感应器、全球定位系统和激光扫描器等信息传感设备,按约定的协议,把任何物品与互联网相连接,进行信息交换和通信,以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络,主要解决物品与物品、人与物品、人与人之间的互连(ICU,2005)。区块链是分布式数据存储、点对点传输、共识机制、加密算法等计算机技术的新型应用模式,其核心特点是实时共享、可追溯和不可篡改。
第二,智能财务的实质是对传统财务工作的模拟、延伸和拓展。模拟是指模仿现成的样子,如会计核算软件中记账凭证、账簿和报表的半自动或自动生成,就是对传统会计核算工作的模拟;延伸是指在宽度、大小、范围上向外延长、伸展,如智能财务不受数据收集和整理能力的限制,可以核算到最小经营单元的损益和投资收益;拓展是指在原有的基础上,增加新的东西,是质的变化而非量的变化,智能财务中的大数据分析,更多的是运用数据的聚集效应和数据之间的关联关系来寻找数据本身蕴含的经济规律,是对传统财务工作的大幅拓展。
第三,智能财务的目标是促进财务工作的提升,更好地服务于业务工作和管理工作。智能财务对传统财务工作的模拟,包括证账表等会计核算的自动化,以及财务分析报告的协同工作和半自动生成,将大幅提升财务会计工作的效率,提高财务会计信息的质量,同时大幅降低财务会计工作的成本。智能财务对传统财务工作的延伸,包括在资金管理、资产管理、税务管理、预算管理、成本管理、投资管理和绩效管理等方面的精细化和前瞻性,将大幅提升财务规划指导和规范管理的职能。智能财务对传统财务工作的拓展,包括相对固定的管理会计报告和基于大数据的分析应用,将大幅提升财务对于业务部门和管理部门,以及企业高层领导的决策支持能力,促使财务人员实现从本位思考向换位思考和全局思考的转换。
(二)智能财务的特点
本文认为智能财务具备以下五个特点:
一是全面共享,包括整个企业对于智能财务相关平台、智能财务相关数据、智能财务相关人员和智能财务相关组织的共享;
二是高效融合,在政策、规则、流程、系统、数据、标准统一的基础上,实现企业中业务、财务和管理的一体化融通;
三是深度协同,在新型财务管理模式下,基于智能财务相关平台,实现财务专业分工、各级财务组织,以及业财管各部门之间的深度协同;
四是精细管理,借助智能财务建设的契机,采集最细颗粒度的交易数据和过程数据,实现基层业务单元层面和流程环节层面的精细化管理;
五是力求智能,在智能财务建设过程中,应注重体现智能财务本质特色的智能化应用场景设计(以下简称“智能化场景设计”)和相应新技术的匹配运用(以下简称“新技术匹配运用”)。
三、智能财务的基本框架
智能财务的目标是“促进财务工作的提升,更好地服务于业务工作和管理工作”,这就有必要针对财务工作任务逐一确定智能财务的工作目标,并进一步探讨财务工作目标的实现方式,包括智能化场景设计和新技术匹配运用。智能财务的基本框架如表1所示,涵盖财务工作领域、财务工作任务、财务工作分工、智能财务工作目标、智能化场景设计、新技术匹配运用等核心内容。
智能财务的基本框架与建设思路研究(一)

 

(一)财务工作领域
从信息提供的对象、时点和目的等方面,在企业实务中可将财务工作划分为财务会计和管理会计两个领域。其中,财务会计是会计的一个重要分支,指对本会计期所发生的经济业务的分类、计量和记录,并通过编制的会计报表(资产负债表、损益表和现金流量表)将企业财务状况和经营成果报告给外部的报表使用者,例如股东、债权人、政府主管机构等(陈今池,2006)。管理会计是会计的另一个重要分支,主要服务于单位(包括企业和行政事业单位)内部管理需要,是通过利用相关信息,有机融合财务与业务活动,在单位规划、决策、控制和评价等方面发挥重要作用的管理活动(财政部,2014)。
(二)财务工作任务
实务中的财务工作任务,可依据财务工作领域划分为财务会计工作任务和管理会计工作任务。其中,财务会计工作任务主要包括会计核算和财务会计报告两部分内容,管理会计工作任务主要包括资金管理、资产管理、税务管理、预算管理、成本管理、投融资管理、绩效管理和管理会计报告等内容。当然,针对特殊领域的特定问题,企业还需要借助专家团队的力量予以研究解决。
(三)财务工作分工
在新型财务管理模式下,财务工作大致可划分为三个层次的专业分工:战略财务、业务财务和基础财务(陈虎和孙彦丛,2018)。其中,战略财务一般定位为规划指导和对战略层的决策支持,实务中多由总部财务部门负责;业务财务一般定位为过程控制和服务业务,实务中多由总部财务部门和属地财务部门共同负责;基础财务一般定位为交易执行和操作控制,也可称为操作财务或共享财务,实务中通常由财务共享服务中心负责,也存在限于财务人员调动安排等因素仍由属地财务部门负责的情形。每一项财务工作任务中的某项具体工作,均可归为这三层专业分工中的某一层。
(四)智能财务工作目标
如前文所述,智能财务的目标是提升财务工作,更好地服务于业务工作和管理工作。提升财务工作本身,主要包括降低财务基础工作成本、提高财务工作效率、改善会计信息质量、提升财务合规能力等;服务于业务工作和管理工作,主要是借助于专业洞察和大数据分析辅助业务部门、管理部门和高层领导决策。此处的智能财务工作目标,是针对具体财务工作任务而言的,主要涉及成本、效率、协同、质量、全面、精细、实时、灵活、合规、安全等具体目标。
(五)智能化场景设计
笔者认为,凡是将“大智移云物区”等新技术运用于财务工作领域,对传统财务工作进行模拟、延伸和拓展的场景,都是智能化场景设计的范畴。大数据在财务领域的典型应用场景,包括预算的自动推导、风险的自动筛选、客户的精准画像、仓储的排列优化、派单路径的优化等。人工智能在财务领域的应用场景可细分为感知智能、运算智能和认知智能的应用场景。感知智能目前在财务领域中的应用场景最为丰富,如人脸识别、图像识别、语音识别等;运算智能目前在财务领域中的应用场景也比较多,如各类财务RPA(Robotic Process Automation,机器人流程自动化)、财务的多维分析和关联分析;认知智能目前在财务领域中的应用场景较少,如财务报告分析领域的专家系统,以及智能客服、VPA(Virtual Personal Assistant,虚拟个人助手)等。移动互联网在财务中的典型应用场景,包括移动审批、移动商旅、移动报账、移动身份认证等。云计算在财务中的典型应用场景,包括大中型企业基于私有云或混合云的财务共享,以及小微企业租用的SaaS(Software-as-a-Service,软件即服务)服务平台和代理记账服务。物联网在财务中的典型应用场景,包括资产的识别、定位、追踪、监控和管理,以及纸质会计档案的定位、追踪和管理等。区块链当前在财务领域的典型应用场景,包括供应链金融、产品溯源、存证和电子发票等。
(六)新技术匹配运用
新技术匹配运用,是指支持某个智能化场景实现的具体技术,包括前文提到的“大智移云物区”等新技术。如资产管理中的自动盘点场景,就需要用到物联网技术。再如安永基于云端的资产追踪平台,由物联网传感器网络驱动,通过读取二维码、条形码和货架标签实时分析库存数量,并将相关信息直接传输至无缝连接着8万多名审计师的EY全球审计数据平台——EY Canvas。
综上,针对不同财务工作领域划分财务工作任务,针对不同财务工作任务区分财务专业分工、确定财务工作目标、设计智能化场景,针对不同智能化财务应用场景匹配可运用的、以人工智能为代表的“大智移云物区”等新技术,是智能财务基本框架的内在逻辑。其中,智能化场景设计和新技术匹配运用,是智能财务的本质特色所在。
四、智能财务建设的总体思路
智能财务建设是财务领域的一场重大变革,是新技术运用推动的财务管理变革,不仅涉及创新型智能财务平台的建设,更重要的是要在智能财务平台的支持下实现财务转型,构建新型财务管理模式。下文将以中国烟草总公司云南省公司为例,探讨智能财务平台的建设思路和新型财务管理模式的构建思路。其中,中国烟草总公司,以下简称“总公司”;中国烟草总公司云南省公司,以下简称“省公司”;中国烟草总公司云南省公司及其下属单位,以下简称“云南烟草商业”。
(一)智能财务建设的定位
为满足财务工作提升需要、企业数字化转型需要和行业高质量发展落实要求,云南烟草商业于2019年1月起开始探索智能财务建设,将其作为企业整体数字化建设的重要组成部分和首要突破口,旨在助力财务转型、新型财务管理模式构建的同时,推动企业整体数字化的发展进程,并通过财务管理水平的提升带动企业整体管理水平的全面提升。
(二)智能财务建设的目标
云南烟草商业智能财务建设旨在达成以下三个目标:
财务层面,立足于业务驱动财务,借助智能财务会计共享平台,实现会计核算的标准化和自动化、资金结算的集中化和自动化、资产盘点和对账的自动化、税务计算和申报的自动化、会计档案管理的电子化和自动化,提升企业财务会计工作效率和信息质量,推动财务从核算型转向管理型;
业务层面,立足于管理规范业务,借助智能管理会计共享平台,实现预算编制和分析的自动化、预算控制的前置化和自动化、成本归集和计算的自动化、项目管理的标准化和过程化、税务风险检测的智能化,以更好地支持业务开展、规范业务管理和强化过程控制,提升企业管控水平;
管理层面,立足于数据驱动管理,借助大数据分析应用平台,通过建立多维分析模型和数据挖掘模型,实现服务业务经营、精细协同管理、辅助决策支持和全面风险评估,促进企业数字化转型升级,服务企业高质量发展。
(三)智能财务建设的原则
云南烟草商业智能财务建设的过程中,需充分体现智能财务的五大特点,即全面共享、高效融合、深度协同、精细管理和力求智能,除此之外还需遵循以下四项原则。
一是系统性原则。智能财务建设过程中,将会涉及到智能财务共享平台和大数据分析应用平台的建设,与业务经营管理平台、大数据基础平台和外部交易管控平台的对接,以及需要对业务经营管理平台进行改造提升,有必要进行系统化规划设计。
二是前瞻性原则。智能财务建设的整体规划设计和具体方案设计,应前瞻财务信息化发展趋势,基于智能财务研究和建设的现状与未来发展,面向企业高质量发展管理需要,对智能财务建设开展探索性研究。
三是先进性原则。智能财务建设过程中,最能体现智能财务本质特色的是针对不同财务工作任务设计智能化应用场景,针对不同智能化应用场景探索新技术的匹配运用,这就要求精心设计智能化应用场景,且保证技术匹配运用的先进性。
四是可行性原则。智能财务建设的整体规划设计和具体方案设计,应基于企业财务管理现状和实际工作需要进行,恰当选择和运用新技术,保证智能财务平台能够在软件实施商的配合和努力下顺畅落地运行,实现企业财务管理的数字化转型,促进企业管理整体的数字化转型。
(四)智能财务建设的内容
云南烟草商业智能财务建设的过程中,聚焦智能财务平台的建设和新型财务管理模式的构建,主要包括流程设计、平台设计、组织规划和制度设计四项内容。其中,智能财务平台的建设,需要从业务流程梳理和优化出发,落脚于智能财务平台的开发和运用,以实现智能财务建设过程中的业务驱动财务、管理规范业务和数据驱动管理三个目标;新型财务管理模式的构建,通过财务组织重新架构、职责权限重新划分、财务岗位重新界定、财务人员改造提升、管理方式重新选择,借助智能财务平台和配套制度规定的保障,实现会计职能转型和管理会计落地。下文将详细阐述这两个建设内容的实现思路。

 

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